Fakta menunjukkan bahwa banyak pemilik perusahaan atau manajemen perusahaan yang tidak bisa mengetahui dengan cepat, tepat dan pasti omset penjualannya, beberapa hanya bisa memberikan perkiraan, yang lainnya memerlukan waktu untuk meminta karyawannya merekap bahkan sampai berhari-hari hanya untuk mengetahui omset penjualan selama setahun. Ini dikarenakan pencatatan yang masih manual atau menggunakan spreadsheet (aplikasi worksheet) yang umumnya tidak terintegrasi. Tidak demikian halnya jika anda menggunakan software akuntansi, tentunya software akuntansi yang tepat dan punya fasilitas untuk itu.
Demikian juga manajemen atau pemilik harus bersusah payah untuk mendapatkan atau bahkan tidak mempunyai data yang akurat menyangkut piutang customer artinya banyak piutang yang tidak ditagih tepat pada waktunya, jelas ini akan mempengaruhi cash-flow perusahaan, parahnya lagi bahkan tidak mengetahui ada piutang yang sudah lewat jatuh tempo cukup lama artinya banyak piutang tak tertagih yang dikarenakan lemahnya manajemen perusahaan.
Begitu juga dengan stock, tidak punya informasi yang bisa diakses dengan cepat berapa stock barang yang ada, harus dicek lebih dulu ke gudang. Implikasinya rawan penyimpangan dan penggelapan.
Tanpa menggunakan software akuntansi, apabila manajemen membutuhkan informasi tertentu harus memintanya kepada bagian yang terkait yang memerlukan waktu untuk mempersiapkannya, tetapi dengan menggunakan software akuntansi, manajemen bisa memonitor langsung informasi yang diinginkan melalui perangkat komputer ditempatnya secara real-time karena software akuntansi yang bersifat multi-user memungkinkan user pada komputer yang berlainan dalam jaringan (LAN) untuk mengakses informasi yang sama. Software Akuntasi yang baik memiliki fitur untuk membatasi hak akses dan wewenang setiap user untuk mengakses modul atau informasi tertentu, jadi tidak tidak perlu khawatir akan keamanan informasi.
Ini adalah alasan pertama mengapa anda perlu menggunakan software akuntansi yang tepat, yaitu supaya tidak terjadi lack of information seperti dikemukakan di atas.
Alasan yang kedua menyangkut efisiensi dan produktifitas.
Menggunakan software akuntansi dengan sekali input transaksi penjualan, tinggal mencetak Surat Jalan, Invoice dan Faktur Pajak. Lain halnya apabila menggunakan cara manual atau bantuan spreadsheet, disamping harus mencatat penjualannya, harus mengetik berulang kali transaksi yang relatif sama untuk mencetak Surat Jalan, Invoice dan Faktur Pajak, belum lagi salah ketik dan tidak sinkron antara ketiganya. Artinya akan banyak waktu terbuang dan bisa terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang karena menunggu dokumen dipersiapkan. Ujung-ujungnya berimbas pada omset penjualan yang rendah karena efisiensi dan produktifitas yang rendah.
Dengan tidak menggunakan software akuntansi yang terpadu (terintegrasi), pencatatan harus dilakukan berulang kali untuk satu transaksi, misalnya transaksi penjualan selain mencatat ke worksheet ataupun buku penjualan, selanjutnya mencatat lagi ke lembar untuk stock, kemudian ke buku piutang dan juga ke buku besar. Selain bisa terjadi kesalahan yang berakibat tidak sinkron, pada waktu akhir bulan harus menyusun laporan keuangan seperti neraca, laba rugi yang menghabiskan waktu sampai harus lembur. Tidak demikian apabila anda menggunakan software akuntansi yang terintegrasi, begitu input transaksi dilakukan maka laporan keuangan akan ikut terupdate dengan sendirinya.
Alasan selanjutnya adalah dengan menggunakan software akuntansi, manajemen lebih mempunyai banyak waktu untuk fokus pada peningkatan kinerja perusahaan karena tugas-tugas administrasi yang bersifat rutin bisa diselesaikan dengan cepat dan bisa didelegasikan kepada karyawan karena dengan adanya software akuntansi, manajemen cukup memonitor apa yang telah diinput oleh bagian yang ditugaskan.
Dengan demikian meminimalisir terjadinya penyimpangan dan ketidaksinkronan karena semua transaksi terdokumentasi dengan baik dan dapat dimonitor langsung oleh manajemen. Dengan menggunakan software akuntansi, keteraturan dan efisiensi serta produktifitas akan meningkat. Membeli software akuntansi merupakan investasi jangka panjang, karena tidak untuk dipakai hanya selama satu dua bulan, bisa digunakan selama jangka waktu 5 tahun atau lebih selama anda masih ingin memakainya.
Computerized Accounting Consultant
email : smartconsultingbtm@gmail.com
Batam, Indonesia
